La première version de l'outil de facturation est en place depuis le 13 juillet 2004.
Les utilisateurs disposant des droits d'accès nécessaires peuvent y accéder en cliquant sur l'icône "facturation" de la page d'accueil de JMT ou dans la barre de navigation.

Procédure

La procédure utilisée est décrite dans le document EDMS 463577.

La facturation des jobs FSU est initiée par l’envoi d’un CD-ROM par les contractants (S107 ou S108 par exemple). Ce CD-ROM contient plusieurs fichiers dont l'un correspond à un "paquet" de factures pour les jobs Ces données sont chargées dans JMT et sont analysées, dans le but de calculer, pour chaque job concerné, un risque qui tient compte des informations de JMT. A la suite de ce chargement, les responsables CERN des FSUs sont invités à viser les différentes lignes de pré-factures jobs. De plus, les données "globales" sur chaque paquet de facturation doivent restées disponibles pour les contractants, la Comptabilité Générale, etc.

La première page de cette interface se divise donc en 2 parties, reprenant les deux besoins:

• Vérification, par les responsables CERN des FSUs, des paquets de facturation récemment envoyés par les contractants
• Accès aux résultats globaux des différents paquets de facturation, y compris ceux déjà vérifiés et traités.

Interface de vérification des factures

Les responsables FSU trouvent dans l'interface les jobs proposés à la facturation par les firmes, pour la FSU considérée. Un certain nombre de détails concernant la facture proposée et les job en question sont donnés, afin de permettre au responsable de se rendre compte le plus vite possible de la situation d'un job.

JMT donne ainsi:

• le numéro et le titre du job
• la situation de la facture
• le montant et le nb d'heures de la facture
• le montant de la dernière estimation approuvée et le nb d'heures correspondant
• le risque identifié au chargement

Initialement, ces jobs seront classés suivant ce risque.

Il y a 3 catégories:
probablement à accepter: JMT n'a pas identifié de risque particulier sur ces jobs

à surveiller: il peut s'agir des risques suivants:

• dépassement "léger" par rapport à la dernière estimation approuvée dans EDH
• job avec des heures indiquées par la firme en "manque de moyen"
• job enveloppe correctement détaillé dans JMT

probablement à refuser: JMT a détecté des risques importants pour ces jobs. Les termes "probablement à refuser" sont sans doute exagérés pendant la phase de calibration des FSUs mais il faut néanmoins que les responsables FSU vérifient avec attention les jobs en question.

Les risques identifiés sont les suivants:

• Dépassement important par rapport à la dernière estimation approuvée dans EDH
• Job enveloppe avec "Facture dépassant la somme des petits travaux":
  Ceci provient du fait que les firmes n'ont pas saisi dans JMT (comme il était prévu) le détail des petits travaux sur les jobs enveloppe.
  Pour les paquets de facturation d'avril et mai 2004, TOUS les jobs enveloppe ont donc été détectés comme posant problème. En pratique, il s'agit donc pour les responsables FSU de s'assurer qu'ils obtiennent de la part des firmes un détail suffisant des opérations effectuées sous ces jobs.
• Somme des factures partielles au-dessus de 90% de l'estimation:
  La firme propose une facture partielle qui correspond pratiquement au montant de la dernière estimation approuvée dans EDH. Cela n'est pas forcément un problème si le job est quasiment terminé mais cela demande à être suivi. Si le job doit se poursuivre, un avenant est sans doute nécessaire.
• Facture finale mais le job n'a pas encore été accepté:
  La firme envoie une facture finale mais l'acceptation du job n'a pas encore été faite dans JMT par le client ou le responsable FSU. Il peut y avoir désaccord sur la qualité du travail. Avant d'accepter cette facture, il faut donc être certain que le job a été correctement réalisé.

La vérification se passe en deux étapes. Tout d'abord, le responsable FSU dispose de plusieurs jours pour examiner "ses" factures. Il a toute liberté pour cela. Pendant cette période, ses choix ne sont pas définitifs. Il peut décider de pré-accepter ou pré-refuser une facture puis revenir sur sa décision quelques heures ou jours plus tard. Pour enregistrer son opinion, il lui suffit de cliquer sur le lien "< Voir les détails / Modifier" de la facture considérée.

S'il veut pré-accepter une facture, il lui suffit d'activer "pré-accepter". Sinon, il le désactive. S'il change la valeur initialement calculée par JMT, il lui faut donner un commentaire. Suivant le choix du responsable, la facture passe alors dans la catégorie "probablement à accepter" ou dans le catégorie "probablement à refuser".

Lorsque le responsable FSU estime qu'il a examiné l'ensemble des factures, il doit alors cliquer sur le bouton "Enregistrement définitif pour ce paquet" en bas de la page. Ceci aura pour effet d'accepter les factures "probablement à accepter" ET DE REFUSER DEFINITIVEMENT les autres. Après avoir confirmé cet enregistrement, la vérification des factures de cette FSU est alors terminée.

Après avoir confirmé cet enregistrement, la vérification des factures de cette FSU est alors terminée.

Interface d'accès aux résultats globaux

Cette page est plus simple. elle sera probablement modifiée dans les mois qui viennent suivant les besoins des différents utilisateurs.

Elle résume les chiffres du paquet de facturation concerné dans les domaines suivants:

• Factures en cours de vérification:
  La vérification par les responsables de ces FSUs est encore en cours (voir ci-dessus). Les montants sont donnés à titre indicatifs pour avoir une idée des sommes en jeu.
• Factures vérifiées:
  La vérification par les responsables de ces FSUs est terminée et les montants indiqués dans la colonne "Montant pour firme en devise" sont ceux qui doivent être repris dans la facture officielle envoyée par les contractants. La colonne "en CHF avec frais induits" permet d'avoir une indication de ce qui sera versé dans le code transitoire de la FSU, en provenant des codes client, en tenant compte du pourcentage des frais de management.
• Factures annulées/refusées:
  L a vérification par les responsables de ces FSUs est terminée et un certain nombre de jobs ont été refusés. Les sommes totales correspondantes sont indiquées.
• Lignes du projet de facturation rejetées par les responsables FSU:
  Cette liste donne le détail des rejets ci-dessus
• Lignes du projet de facturation rejetées au chargement:
  Cette liste donne le détail des rejets "automatiques" qui ont eu lieu au chargement (ex: mauvais numéro de job, job non encore approuvé).

Pour toute question, veuillez vous adresser à
JMT.Support@cern.ch